RFC/Time&Travel Management

Hintergrund

RFC Professionals bietet seinen Kunden hochwertige Leistungen rund um Risikomanagement, Financial und Regulatory Reporting und Controlling. Die Firma ist vor allem darauf abgezielt, effektive qualitativ hochwertige Lösungen in solchen Bereichen, wie Risikomanagement, Financial und Regulatory Reporting und Controlling zu finden. Um auch interne sowohl finanzielle, als auch Arbeitsressourcen vernünftig verwalten zu können, war die Unternehmensressourcenplannung erforderlich.

Lösung

Um Wünsche und Bedürfnisse unseres Kunden zu ermöglichen, haben wir ein „RFC T&T“ Tool für die Erfassung von Reisekosten und Projektzeiten programmiert. Diese Webanwendung hat zwei separate PHP-Oberflächen: „Time Management“ und „Travel Management“. Diese sind in Form von Tabellen mit entsprechenden Feldern für Projektcode, Kalenderwoche, Kostenhöhe, Reisekosten und andere Daten realisiert. Die Mitarbeiter sollen sich dort einloggen und entsprechende Felder, die z.B. ihre Geschäftsreisen betreffen, ausfüllen. Für Backend haben wir eine SQL Datenbank verwendet, die dem Geschäftsführer eine übergreifende Analyse, Kontrolle und Pflege von eingetragenen Daten ermöglicht. Wir haben vor allem ein webbasiertes zeit- und reisekostenerfassendes System entwickelt, das von allen Rechnern erreicht werden kann und allen Mitarbeitern die relevanten Infos bietet.

Zudem hat das System folgende Vorteile:

  • Eine automatische Erfassung eines Belegdatums und Erstellung von einer fortlaufenden individuellen ID. Der Mitarbeiter soll nicht mehrdas Datum manuell eingeben und die Dokumentation für die Abrechnung zuordnen.
  • Eine automatische Erfassung von Verpflegungsmehraufwände. Man muss nicht mehr die Kosten für jede Mahlzeit selbst ausrechnen, es reicht jetzt das Feld „Abzug“ mit entsprechendem Code (z. B. F = Frühstück, M = Mittagessen und A = Abendessen) und der Anzahl von Übernachtungen auszufüllen. Die Ausrechnung erfolgt dann automatisch im Backend.. Um den korrekten Speisensatz dem Reiseland zuzuordnen, muss der Mitarbeiter das Feld „Reiseziel“ mit Länderkürzel und Ort befüllen (z. B. „DE, Hamburg“ oder „AU, Wien.
  • Komplette Zeiterfassung durch die Befüllung der Felder „Reisestart“ und „Reiseende“ und Auswahl der zutreffenden KW und relevanten Projektcodes.
  • Filter/Sortierung der Einträge nach Kalenderwoche, Projektcode oder Kostenart in der Übersicht.

Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, alle Felder auszufüllen. Es gibt die Möglichkeit, die relevanten Informationen je nach Situation oder Projekt per Arbeitsanweisung zu regeln und zu individualisieren. Die Verwendung vom modernen und benutzerfreundlichen ERP hat dazu beigetragen, die Geschäftsprozesse, sowie den ganzen betrieblichen Ablauf und Ressourcen effizienter zu steuern und zu planen. Im Moment spielt das „RFC T&T“ eine wichtige Rolle für weitere erfolgreiche Entwicklung von RFC Professionals. Das ist eine moderne Webanwendung zur effektiven Organisation des Arbeitsflusses je nach Geschäftsstrategie.

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