Je nach der Zielsetzung kann man die Kommunikationsarten in Form einer Matrix wie folgt strukturieren:

Je nach Projektstufe kann man folgende Kommunikationsarten besser oder schlechter empfehlen:

persönliches Gespräch / Meeting

Persönliches Gespräch ist ohne Zweifel die beste Kommunikationsart für den Projektstart, um den Partner kennenzulernen, seine Probleme zu verstehen, und sich selbst vorstellen zu können.

Telefongespräch / -Konferenz

Mittel: Analogtelefon, Mobiltelefon, VoIP
Telefongespräch war und bleibt die beste Methode den Auftragsgeber / -Nehmer sofort/schnell zu erreichen. Hier hängt vieles davon ab, wie jede der Parteien eigene Erreichbarkeit steuert. Heutzutage kann man sich enorme Vorteile durch VoIP (Voice over IP) erlangen. Zinit Solutions nutzt VoIP vor allem um:

• eigene Kosten für inländische und ausländische Telefonkosten zu reduzieren
• Die Telefonkosten von unseren Kunden zu reduzieren, da wir sowohl deutsche als auch ukrainische Anrufnummer anbieten
• Mitarbeitererreichbarkeit zu steigern, indem man unterschiedliche Weiterleitungsmodelle verwendet
• bessere Kontrolle der entgangenen Anrufe durchführen zu können.

Videocall / -Konferenz

Mittel: skype, ekiga
Videocall ist mehr als nur ein Telefongespräch mit der Möglichkeit den Partner zu sehen. Hier möchten wir auch gerne das Desktop Sharing nennen, was ermöglicht nicht nur den Desktop von dem Partner zu sehen, sondern auch alle möglichen Aktivitäten durchzuführen, die auch der Partner selbst an seinem Rechner durchführen kann. Die verbreiteten Programme sind: TeamViewer, CrossLoop, Mikogo.
Zinit Solutions nutzt Desktop Sharing um:

• Mit dem Kunden die (Zwischen-)Ergebnisse oder Vorhaben durchzusprechen, wo das Bildmaterial hilfreich ist
• Die Software zu präsentieren
• die Funktionalität vorzustellen
• einige Probleme am Rechner des Kunden zu lösen, bei denen der Kunde nicht unbedingt Zugriffsrechte geben kann / möchte
• dem Kunden zu ermöglichen, unsere Tätigkeit bei bestimmten Prozessen zu beobachten

Der Nachteil von Desktop Sharing Programmen ist es, dass man diese installieren soll. Wenn der Kunde keine Programme installieren möchte, kann er den Desktop von dem Anbieter immer noch über einen Webbrowser sehen (aber nicht mehr steuern). Diese Funktionalität bietet z.B. Mikogo.

Instant Messaging

Mittel: skype, empathy, ICQ
Wegen hohes Zeitaufwandes und zu häufigen Kontakte und als Folge weniger informativen Inhalte versuchen wir diese Kommunikationsart zu vermeiden, da oft wegen Ablehnungen die Arbeit weniger effektiv erledigt wird. Wir verwenden diese Kommunikationsart vor allem für internen Gebrauch, um wirklich kurze Mitteilungen austauschen zu können.

Bug-Tracking-Systeme, Ticket-Support-Systeme, online Helpdesks

Mittel: mantis, bugzilla, osTicket
Bug-Tracking-Systeme gewährleisten durch indirekte Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Anbieter die perfekte Möglichkeit die vielen Probleme zu systematisieren und von der Erfassung bis hin zur Lösung zu beobachten. Diese sind keineswegs dafür da, die Probleme zu besprechen. Bei mehreren Teilnehmern schafft das System Ordnung und macht klar, wer aktuell „am Ball“ ist. Hier können die Parteien nicht nur Textbeschreibungen sondern auch Screenshots an einander richten.

E-Mail

Email ist dafür da, bei beschäftigten Leuten die Kommunikation zu vereinfachen. Wenn Sie eine schnelle Reaktion wünschen, ist dies nicht die beste Möglichkeit. Email kann nicht die anderen Kommunikationsarten ersetzen, ist aber eine wunderbare Ergänzung und der beste Helfer um das Projekt Management in Ordnung zu halten. E-Mails sind auch dafür da, um die Informationen zu vermitteln, bei denen der Feedback nicht unbedingt zu erwarten ist, z.B. bei den Newsletters.

Andere

Natürlich Email, Post und Fax werden immer noch genutzt. Hier können wir auch nichts Neues sagen.